Оценка вовлеченности трех предприятий: 102 подразделения за 3 месяца

Кто мы и кто заказчик

Мы — студия «42» из Тюмени, делаем тренажеры, веб-приложения и системы для промышленности. Обычно нас зовут, когда готовый сервис не подходит: данные нельзя отдавать на сторонние серверы, а методика у заказчика своя и сложная.

Заказчик — инженерный центр, который проводил оценку вовлеченности персонала в трех добывающих предприятиях. Он отвечал за методику и за отношения с головной компанией. Мы отвечали за то, чтобы методика превратилась в работающую систему.

Как было до

Раньше такие опросы проводили в полуручном режиме: анкеты собирали в файлах, потом сводили вручную и считали индексы в Excel. На сотни анкет и десятки подразделений это недели работы и много мест для ошибки.

Готовые онлайн-сервисы опросов не подходили по двум причинам.

• Данные сотрудников добывающего предприятия нельзя хранить на чужих серверах. Опрос должен идти через интернет, но база с ответами — на сервере заказчика.
• Готовый сервис считает простые проценты. А здесь нужны были индексы по сложной методике: по 102 подразделениям, по блокам, по группам «руководители» и «ключевые сотрудники» и отдельно по каждому человеку, с текстовой расшифровкой результата.

Опрос проводили среди руководителей и ключевых сотрудников.

Что мы сделали

Сделали веб-систему опросов, которая работает на сервере заказчика. Человек получает ссылку, открывает анкету на своем телефоне и отвечает. Система считает индексы по методике заказчика и выгружает отчеты в Excel и в виде инфографики.

С чего начали: методика заказчика

В основу легла авторская методика заказчика. Мы перевели ее в формулы и правила расчета. Система считает индекс вовлеченности и его составляющие, четыре группы факторов, которые на него влияют (организация труда, политики компании, климат в коллективе, самореализация), отношение к ценностям компании, индекс удовлетворенности и eNPS.

Для каждого показателя методика задает пороги. В зависимости от значения в отчете появляется готовая расшифровка и рекомендация руководителю.

Проектирование

Система состоит из четырех частей.

• Загрузка респондентов. Заказчик готовит один файл Excel: фамилия, телефон, предприятие, подразделение, категория. Система разбирает файл и заводит людей, без ручного ввода сотен анкет.
• Доступ по SMS. Каждому респонденту приходит сообщение со ссылкой и личным паролем. Анкета открывается на любом телефоне, приложение ставить не нужно. Пароль привязан к человеку, поэтому ответы не перемешиваются и чужой по ссылке не зайдет.
• Конструктор анкеты. Вопросы с одним или несколькими вариантами ответа и открытые. Анкету методист собирает сам, без программиста.
• Расчет и выгрузка. Формулы методики мы заложили в систему один раз. Дальше методист нажимает выгрузку и получает Excel с индексами в нужных разрезах и инфографику: страницу по группе и страницу по каждому человеку.

Что получилось

Работающая система опросов на сервере заказчика. Служба безопасности заказчика согласовала ее примерно за две недели.

Как это выглядит для участника: пришло SMS со ссылкой и паролем, открыл анкету в браузере телефона, ответил. Если не успел, можно закрыть анкету и вернуться к ней позже, ответы сохранятся. Все ответы ложатся в базу на сервере заказчика.

Как это выглядит для методиста: загрузил файл с участниками, разослал ссылки, следит, кто ответил, и в конце выгружает готовые отчеты.

Что пошло не так и как решили

Анкета оказалась слишком длинной: в ней больше 280 вопросов. Уже в ходе опроса выяснилось, что люди не успевают заполнить ее за один раз и бросают. Мы доработали систему прямо во время проекта: теперь можно прерваться и вернуться к анкете с того же места.

Отчет переделывали несколько раз. Заказчику было важно, чтобы выгрузка точно совпадала с привычным форматом, вплоть до цветов ячеек. Каждая итерация — это правка шаблона и перепроверка расчетов.

Сроки были очень сжатые. Наш менеджер был на связи практически круглосуточно и в самые горящие моменты правил отдельные отчеты вручную, чтобы заказчик успел к своему дедлайну.

Что сделали бы иначе: в начале проекта прошли бы анкету сами на время и согласовали с заказчиком образец отчета до первой строки кода.

Результаты

Заказчик в короткие сроки собрал все данные, которые должен был собрать, и получил отчеты по трем предприятиям, 102 подразделениям и каждому участнику.

Вместо ручного сведения анкет в Excel индексы считаются автоматически, а отчет по любому подразделению выгружается за минуты.

Выводы

Сложная методика — это не повод считать в Excel. Формулы закладываются в систему один раз, а дальше каждый опрос стоит минуты работы методиста.

Длинную анкету надо проверять на живых людях до запуска. Возможность прерваться и вернуться лучше закладывать сразу.

Формат отчета лучше утвердить на первой неделе: переделка шаблона в конце проекта съедает больше времени, чем разработка расчета.

Что дальше и сколько стоит

Заказчик собирался повторить опрос на следующий год, но бюджет на него не выделили. Система осталась готовой к повторному запуску.

Сейчас опросы — отдельный модуль нашей платформы Livefeed. Лицензия — 80 000 ₽ в год, без НДС. Отчеты под вашу методику разрабатываем отдельно, если они нужны. Запуск занимает от 1 до 4 недель.

Пришлите вашу анкету или методику — оценим за 3 рабочих дня. Ссылка: страница услуги