Как мы автоматизировали обмен заявками между «Мултон Партнерс» и сервисными компаниями
Задача
Дать сервисной компании удобный способ принимать заявки «Мултон Партнерс», которые приходят XML-файлами из SAP, и отправлять отчеты обратно в формате производителя.
Решение
Веб-система, которая каждые 10 минут забирает файлы с FTP, показывает заявки понятным списком и сама формирует ответные файлы. Сейчас продается по лицензии.
Клиент
ООО «Корона»
Отрасль
Сервис торгового холодильного оборудования
Год запуска
2020
Коротко о чем речь
Мы сделали систему, в которой сервисная компания принимает заявки на обслуживание холодильного оборудования «Мултон Партнерс» и отчитывается по ним без ручной работы с XML-файлами.
Заказчик — компания «Корона». Она начинала в Тюмени, а сейчас обслуживает торговое холодильное оборудование «Мултон Партнерс» (до 2022 года — Coca-Cola HBC Россия) в нескольких регионах. Это те самые холодильники с логотипами в магазинах и кафе, которые нужно ставить, ремонтировать, перевозить и забирать.
Система работает с января 2020 года. С 2023 года через нее идет и второй поток заявок, от «Объединенных пивоварен» (бывший Heineken в России). А с 2025 года ее по лицензии получают другие сервисные компании.
Кейс будет полезен руководителям сервисных компаний, которые работают с «Мултон Партнерс» или «Объединенными пивоварнями». В конце рассказываем, как подключить такую систему у себя и сколько это стоит.
Задача — работать с заявками, которые писали не для людей
Производитель ведет заявки в своей учетной системе SAP. Сервисной компании он выгружает их XML-файлами на FTP-сервер и ждет ответные файлы в том же формате. Как именно подрядчик будет эти файлы читать и формировать ответы, производителя не касается. Это забота самого подрядчика.
Вот как выглядит часть одной заявки на ремонт (данные обезличены).
<QMART>S3</QMART><AUART>SMRE</AUART> <AUARTTEXT>Repair Order</AUARTTEXT> <QMNUM>000308249241</QMNUM> <EQUI_MODEL>FRIGOGLASS FV 650</EQUI_MODEL> <EQUNR>000000000058003763</EQUNR> <EQUI_STATUS>PLCD</EQUI_STATUS> <LTEXT> * 29.01.2018 09:21:11 CET ... * ХО НЕИСПРАВНОСТЬ1=Дефект ручки двери.113 * ХО КОММЕНТАРИЙ= * </LTEXT> <PRIOK>2</PRIOK><DUE_DATE>2018-02-01</DUE_DATE>
Названия полей взяты из SAP, номера дополнены нулями до 18 знаков, а самое важное, то есть что сломалось, спрятано внутри текстового поля между звездочками. Пустые даты приходят как «0000-00-00». Входящие файлы идут в одной кодировке, а ответ производитель ждет в другой. И ответ — это не один файл. Отдельно отчитываются об услугах, отдельно о движении оборудования и отдельно о движении запчастей.
Типов заявок больше десяти (установка, ремонт у клиента, ремонт в мастерской, перемещение, снятие и другие), и у каждого свой набор полей и правила закрытия.
Сейчас через систему проходит около 100 заявок в день. Разбирать такой поток без программы, которая читает эти файлы, нереально.
Что мы сделали
Систему начали делать в декабре 2019 года, первая заявка прошла через нее 24 января 2020 года. Устроена она так.
- Каждые 10 минут система проверяет FTP-сервер производителя и забирает новые файлы.
- Разбирает XML и показывает заявку списком, в котором понятно все и сразу. Регион, город, адрес и название точки, модель оборудования, вид ремонта, комментарий и статус.
- Сотрудник фильтрует заявки по региону, типу, заводу и статусу, находит нужную по номеру, прикрепляет фотографии и выгружает список в Excel.
- Когда работа выполнена, система сама собирает ответные файлы в формате производителя и отправляет их обратно на FTP.
- Все переданные файлы хранятся три месяца. Если возникает спор, достаточно поднять исходный файл.
Внутри ведутся справочники, без которых заявку не закрыть. Модели и марки оборудования, заводы, запчасти, виды работ, торговые точки. Сейчас в базе больше 150 тысяч единиц оборудования и десятки тысяч торговых точек.
Система сделана на Python и Django, фоновые задачи выполняет Celery.
Что пошло не так
Самым долгим оказался не код. Больше всего времени ушло на три вещи.
- Инфраструктура и FTP. Обмен идет через сервер производителя, и любой сбой доступа или настроек на его стороне останавливает поток заявок.
- Согласование форматов. Форматы входящих и ответных файлов пришлось согласовывать по каждому типу заявок, и каждое уточнение занимало время.
- Сложность самих XML. Часть особенностей всплывала только на живых данных. Например, в 2022 году выяснилось, что для правильных отчетов о движении оборудования нужен справочник номеров заводов, и пришлось исправлять номера в уже закрытых заявках. Или что шаблон акта приема-передачи зависит от бизнес-типа клиента, который указан в отдельном поле XML-файла.
Система росла вместе с работой
После запуска «Корона» продолжала развивать систему за свой счет, по мере того как менялась работа.
- 2021 год. Добавили заявки на доставку и их передачу производителю.
- 2022 год. Добавили адреса доставки для перемещений оборудования, шаблоны актов для разных типов клиентов, справочник заводов, фотографии в заявках, фильтр по регионам. Подключили обмен с поставщиком из Томска.
- 2023 год. Подключили второй поток заявок, от «Объединенных пивоварен» (бывший Heineken в России). Это другой производитель со своим форматом, но та же логика работы. С тех пор через этот поток прошло больше 13 тысяч заявок.
Как заказная разработка стала продуктом
В 2025 году «Корона» порекомендовала нас другой сервисной компании, которая работает с тем же производителем и с теми же файлами. Мы развернули ей копию системы. Затем пришла третья компания, тоже по рекомендации. На этом этапе стало понятно, что мы делаем уже не заказной проект, а продукт.
Система делалась по заказу «Короны», поэтому дальше все зависело от нее. «Корона» пошла навстречу, и теперь мы можем предлагать систему другим компаниям по лицензии.
Сейчас договоры подписали еще четыре сервисные компании, пятая на подписании. Все пришли по рекомендации. Новая компания не платит за разработку с нуля и получает систему, которая шесть лет работает на реальном потоке и в которой учтены особенности файлов производителя.
Цифры
| Работает с | января 2020 года |
| Заявок «Мултон Партнерс» за все время | больше 240 тысяч |
| Поток в 2026 году | около 100 заявок в день |
| Заявок «Объединенных пивоварен» с 2023 года | больше 13 тысяч |
| Оборудования в базе | больше 150 тысяч единиц |
| Сервисных компаний с договором | 5, еще одна на подписании |
Замеров того, сколько времени сэкономила система, никто не делал. Но при потоке 100 заявок в день вопрос «нужна ли автоматизация» скорее всего не стоит.
Сколько это стоит
Лицензия на одну сервисную компанию стоит от 170 000 рублей, НДС не облагается. Половина оплачивается при заключении договора, половина после установки. Подключение занимает 5 рабочих дней, гарантия 6 месяцев.
Хостинг и сопровождение в лицензию не входят и оформляются отдельным договором.
Кому это подходит
Прежде всего сервисным компаниям, которые обслуживают оборудование «Мултон Партнерс» или «Объединенных пивоварен» и получают заявки XML-файлами.
Шире — любому подрядчику, который получает заявки из учетной системы крупного заказчика и переносит их к себе руками. Формат файлов у всех свой, но задача одна и та же.
Подробнее о подключении — на странице системы обмена заявками. Если вы узнали себя, напишите нам через форму ниже. Покажем, как устроена система, и скажем, сколько займет подключение именно у вас.
